5s

japonca seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke kelimelerinin kısaltılarak misyon haline getirilmiş, düzenli ve tertipli çalışma metodolojisidir.

(bkz: yalın üretim)

(bkz: toyota üretim sistemi)

yalın üretim sisteminin temel metodudur. diğer tüm metotlar gibi pukö döngüsüdür. 5 adet japonca kelimenin bir araya gelmesi ile oluşur. bunlar aynı zamanda işlem adımlarıdır.
seiri (ayıklama)
seiton (düzenleme)
seiso (temizleme)
seiketsu (standartlaştırma)
shitsuke (disiplin)

bu metot en basit halinde tertip düzen için yapılır ama birtakım izlenmesi gereken yollar ve alt metotlar vardır. mantığı çok basittir. gerek olmayan her şeyi çalışma sahandan uzaklaştır ve gerekli olanları düzene sok. bu çalışma temel anlamda "alan yok" kavramını sorgulamanıza neden olur. bu çalışmadan sonra bir çok alan ortaya çıkar zamanında dağınıklıktan kaybolmuş.

ayıklama;
yapılacak işlem sahada bulunan gerekli ve gereksiz olan her ekipman, parça, eşya vs.'nin elden geçirilmesidir. bu çalışma için o sahada çalışmayan ama o sahanın yaptığı iş hakkında fikir sahibi olan kişilerden oluşan bir ekip kurulur (ekip kişi sayısı sahanın büyüklüğü ile alakalıdır). bu ekip sahada gereksiz buldukları eşyalara kırmızı kart asar.

kart içerikleri firmadan firmaya değişse de genel anlamıyla bu şekildedir. ekip üyesi astığı kırmızı kartı doldurur ve gereksiz gördüğü tüm araçlara bunu bir baskı olmaksızın asar.
asılan kartlar sonrasında karantina alanı / kırmızı kart alanına taşınır. bu alanda eşyalar en az bir gün sergilenir. amaç aslında ne kadar çok gereksiz eşyamız varmış algısını yerleştirmektir. sonrasında o alanın gerçek kullanıcısı, o alanın idarecisi ve kartları asanlar bir araya gelir. gerçekten gerekli olan ama kartı asan kişi tarafından bilinmeyen eşyalar geri sahaya taşınır. kalan eşyalar kullanabilecek bölümler varsa o bölümlere, satılabilecek olan satılığa, tamamen ıskarta olanlar ise ilgili atığa atılır ve tamamı listelenir.
en baştan neden alan kullanıcıları kırmızı kartları asmadı da dış gözlere ihtiyaç duyduk? sorunun cevabı aslında basit. işletme körlüğü ve aşırı sahiplenme. özellikle aşırı sahiplenme sık karşılaşılan bir durumdur. o eşyayı hiç kullanmasa bile "evlat" gibi gören çalışanlar sıklıkla çıkmaktadır. oysaki o eşyalar "evlat" değil "kambur"'dur. örnek vermek gerekirse kullanılmış ve bozulmuş rulmanlar bile operatör dolaplarından çıkmaktadır. sanırım pelerinli bir bakımcı gelecek ve o bozulmuş rulmanı onaracak diye beklenmektedir. bununla beraber bozulmuş bir rulman tabi ki bozulma tipine göre değişse bile tamiri oldukça zor, hassas ve süre gerektiren bir işlemdir. sıfırını almak çok daha makul bir işlemdir...*


düzenleme;
öncelikle sahamızda ufak bir temizlik yapmamız gerekmektedir. ayıklama sırasında çok sayıda eşya atıldıysa buralarda yüksek kirlilikler oluşmuş olabilir. bunların giderilmesi adına. detaylı temizlik sonradan yapılacaktır.
artık sahada bulunan tüm eşyalar bizim için gereklidir. burada temel prensip; "her şeyin bir yeri, o yerin de bir adı var"'dır.
sahamızda bulunan ekipmanları kullanım sıklığına göre sıralamalıyız. örneğin haftadan birden daha uzun süre kullanmadığımız bir aleti sahamızda el altında değil ayrı bir noktada istiflemeliyiz. aynı şekilde sık kullandığımız ekipmanları saha da kullanım alanına en yakın yerlerde bulundurmalıyız.
ekipmanları kullanım sıklığına ve yerine göre ayırdıktan sonra sabit yerler tayin etmeliyiz. bu sabit yerleri isimlendirerek alan tanımlaması yapmamız gerekmektedir. bu tanımlamanın yanı sıra gölgeleme metodu da kullanılır. ekipmanımız örneğin bir 8 numara t alyan olsun. bu t alyanı asacağımız yere koyup etrafından kalemle geçersek onun bir haritasını çıkarmış oluruz. bu şekilde o alyan yerine farklı bir malzeme mesela çekiç koyulduğunda şekle uymayacağı için bir yönelim sağlayacaktır.


temizleme;
düzenleme aşamasında ufak bir temizlik yapmıştık. artık sahamızda gereksiz ekipman yok ve her biri kullanım alanında, kullanım sıklığına göre sıralanmış ve işaretlenmiş durumda. şimdi ana temizliği yapacağız. ana temizlikten kasıt aslında bildiğiniz temizlik işlemidir. ellerimize bez ve ilgili araç gereci alarak temizliğe başlanır.
genelde sorulan soru biz temizlikçi miyiz? olur. temizliğe dışardan gelen bir ekibe ya da bu iş için ayrı istihdam yapmadan direk saha çalışanlarına yaptırılmasının bir kaç nedeni vardır. hatta bunlardan hiç biri ekonomik bir neden değildir. çoğu zaman dışardan gelen ekibin ücreti daha bile makul kalabilmektedir.
bu nedenlerden ilki makinamıza dokunarak aslında onu tanıma miktarımızı artırıyoruz. bu şekilde hiç görmediğimiz ekipmanları fark ediyoruz. makinaya temizlerken bir yandan ufak tefek arıza kaynaklarını da belirlemiş oluyoruz. bunlar büyümeden önlemlerini aldırıyoruz. ayıklama sırasında gözden kaçan pek çok gereksiz eşya yine bu temizleme sırasında ortaya çıkabiliyor
ikinci önemli neden ise dışardan gelen biri makineye zarar verebilir. kullanıcısının bilgi birikimine ve hassasiyetine sahip değildir dışardan gelen kişiler.
bu aşamadan sonra makine hakimiyetimiz artmakta ve makineyle olan bağımız genişlemektedir.

standartlaşma;
japon felsefesi burada bizim çok eski bir atasözümüze karşı çıkıyor. "her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardır", bu sözün yalın sistemde bir karşılığı yoktur. amaç her yiğidin yoğurdu aynı şekilde yemesidir. ilk 3 adımda elde ettiğimiz kazanımları genele yaymak ve herkesin sorumluluğu haline getirmek esastır. ben karışmam gibi kendini taca çıkartan yaklaşımlar karşılık bulamamalıdır. bunun için standart operasyon formları hazırlanır. herkes o formlara uygun bir şekilde bundan sonraki çalışmalarını ve rutinini yürütür.



disiplin;
bu konuda yalının çapraz denetim metodu, puanlama skalası gibi teknikleri mevcuttur. bu teknikler işletme körlüğünün önüne geçmek için ideal durmaktadır. bununla beraber eğer ki gelen değerlendirmelere bakarak gerekli geri bildirim aksiyonları alınmazsa bu teknikler boşa çıkmaktadır. o yüzden ben disiplin aşamasında asıl kaynağı kişinin kendi iç motivasyonu ve inancı olarak görmekteyim. disiplin sonuçta içten gelen bir algıdır.


sonuç; gözlemime göre sonradan yalın çalışmalara başlayıp 5s'e giren işletmelerde ilk 3 adım %70 civarı bir oranla başarılı olarak yapılabilmektedir. standart aşamasına gelindiğinde bu oran %60lara gerilemektedir. ilk 4 adımı bitiren şirketlerin yarısı da ilk yılın sonunda disiplini sürdürememekte ve bırakmaktadırlar. hatta geriye gidiş yaşanmaktadır. bununla beraber 5s'i harfiyen* uygulayan firmalar diğer yalın teknikler için sağlam bir temel atmış olurlar ve sektöründe ön plana çıkmaya başlarlar. dediğim gibi 5s temeldir...